Cómo compartir archivos en onedrive

Cómo compartir archivos en onedrive

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Este tutorial te enseñará a utilizar OneDrive para compartir archivos y carpetas con usuarios internos y externos de forma segura. También aprenderás a sincronizar las carpetas compartidas de OneDrive con el Explorador de Windows.

Como la mayoría de otros almacenamientos en línea, OneDrive fue diseñado con la colaboración en mente, y se esforzaron por hacer el proceso de compartir fácil e intuitivo. Sin embargo, hay algunas advertencias a tener en cuenta, especialmente al añadir y sincronizar archivos compartidos en tu ordenador.

Nota. Los permisos que establezcas se aplican a todos los destinatarios. Si quieres que algunas personas editen y otras sólo vean, tendrás que repetir los pasos anteriores para dos grupos de usuarios con permisos diferentes.

Nuestra recomendación es compartir carpetas en lugar de archivos siempre que sea posible, especialmente cuando proporcione permisos de edición. En este caso, los destinatarios podrán añadir una carpeta compartida a su propio OneDrive y sincronizarla con sus ordenadores automáticamente.

Como siempre, empieza seleccionando el archivo o carpeta que quieres compartir. En OneDrive para la Empresa, el botón Compartir aparece junto al elemento seleccionado y cuando pasas el ratón por encima de un archivo o carpeta, como se muestra a continuación:

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Puedes utilizar Microsoft OneDrive para compartir fotos, documentos de Microsoft Office, otros archivos y carpetas enteras con otras personas. Los archivos y carpetas que almacenas en OneDrive son privados hasta que decides compartirlos y puedes ver con quién se comparte un archivo de OneDrive o dejar de compartirlo en cualquier momento.

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Consejo: También puedes generar enlaces para compartir a través de la app de escritorio de OneDrive para Windows 7, Windows 10 y Mac. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic con el botón derecho en el archivo o carpeta de la carpeta OneDrive de tu ordenador y seleccionar Compartir un enlace de OneDrive. Esto copiará un enlace a su portapapeles que puede pegar en un correo electrónico, sitio web, entrada de blog, etc.Sin embargo, estos enlaces están configurados por defecto para Editar permiso. Si sólo quieres que alguien tenga permiso para Ver, tendrás que utilizar el sitio web de OneDrive para generar el enlace (o modificar el que acabas de crear).

Cuando compartes carpetas con permisos de Edición, las personas con las que compartes pueden añadir las carpetas compartidas a su propio OneDrive. Esto les permite mantener la carpeta junto a sus propias carpetas y elementos, mover fácilmente elementos entre carpetas y trabajar más fácilmente en ella sin conexión. Cualquier actualización que realicen se sincronizará con la carpeta compartida, por lo que todos los que tengan acceso a la carpeta estarán al día.

Cómo compartir onedrive entero con otro usuario

OneDrive es una potente solución online para almacenar y compartir archivos, fotos y documentos de Office. Existen varios métodos y configuraciones que afectan al uso compartido de archivos de OneDrive.  Las carpetas y archivos en OneDrive permanecen privados hasta que decides compartirlos con otros. En este blog, demostraré cómo compartir archivos y carpetas usando OneDrive Online.  Además, explicaré cómo algunos de los ajustes de administración de OneDrive afectan al uso compartido y cómo los usuarios pueden ver los archivos y carpetas que se comparten con ellos.

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Si haces clic en Las personas que especifiques pueden editar, obtendrás más opciones sobre a quién puedes enviar el enlace, permitir la edición y bloquear las descargas.  Tu organización también puede impedir que compartas el enlace con nadie.

Si quieres compartir un archivo de OneDrive y mantener un control más estricto, puedes elegir personas específicas con las que compartir, impedir la edición, así como bloquear las descargas. Así, las personas específicas con las que compartiste sólo podrán ver el archivo en su lugar y no descargar una copia, editarlo o volver a compartirlo.

Caja

Los archivos de tu OneDrive son privados hasta que los compartes. Ten en cuenta que cuando compartes carpetas con permisos de Edición, las personas con las que compartes pueden añadir las carpetas compartidas a su propio OneDrive.  Esto les permite mantener la carpeta junto a sus propias carpetas y elementos, mover fácilmente elementos entre carpetas y trabajar más fácilmente en ella sin conexión. Cualquier actualización que realicen se sincronizará con la carpeta compartida, por lo que todos los que tengan acceso a la carpeta estarán al día.

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Elija esta opción si desea enviar una invitación por correo electrónico a personas o grupos y realizar un seguimiento de a quién ha invitado. Esto también te permite eliminar el permiso para personas o grupos específicos más adelante si lo necesitas.

Consejo: Puedes generar enlaces compartidos a través de la aplicación de escritorio de OneDrive para Windows 7, Windows 10, Windows 11 y Mac. Simplemente haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta de tu carpeta OneDrive en tu ordenador y selecciona Compartir un enlace de OneDrive. Esto copiará un enlace a tu portapapeles que podrás pegar donde quieras enviarlo. Sin embargo, estos enlaces están configurados por defecto con el permiso Editar. Si quieres cambiar los permisos, sigue los siguientes pasos.

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